Organizační statut a kancelářský řád 

ORGANIZAČNÍ STATUT A KANCELÁŘSKÝ ŘÁD
 

I.

Preambule

1. Unie pro rozhodčí a mediační řízení ČR, a.s. (dále také "Unie") po stránce organizační, ekonomické a technické zabezpečuje činnost rozhodců, tj. fyzických osob zapsaných v Seznamu rozhodců vedeném Unií (dále jen "Seznam rozhodců") při rozhodování sporů podle zákona č. 216/1994 Sb., o rozhodčím řízení a o výkonu rozhodčích nálezů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "Zákon o rozhodčím řízení"). Unie tak zajišťuje vedení rozhodčího řízení po stránce hospodářské a za tím účelem vede bankovní účet, na který inkasuje peněžní prostředky z poplatků za rozhodčí řízení. Unie hradí ty náklady rozhodčího řízení, které nenesou jeho účastníci, hradí odměny a náhrady hotových výdajů Rozhodců a režijní náklady rozhodčího řízení.
2. Unie dále po stránce organizační, ekonomické a technické zabezpečuje činnost mediátorů, tj. fyzických osob zapsaných v Seznamu mediátorů vedeném Unií (dále jen "Seznam mediátorů"). Unie zajišťuje vedení mediačního řízení po stránce hospodářské a za tím účelem vede bankovní účet, na který inkasuje peněžní prostředky z poplatků za mediaci. Unie hradí ty náklady mediačního řízení, které nenesou jeho účastníci, hradí odměny a náhrady hotových výdajů mediátorů a režijní náklady mediačního řízení.
3. K zajištění organizační, administrativní, ekonomické a technické stránky činnosti rozhodců a mediátorů vydává Unie tento Organizační statut a kancelářský řád, jehož ustanovení jsou pro rozhodce a mediátory sdružené u Unie závazná. Organizačním statutem a kancelářským řádem jsou povinni se řídit i dotčení zaměstnanci Unie a subjekty spolupracující s Unií.

 

ČÁST PRVNÍ

OBECNÁ USTANOVENÍ

 

HLAVA PRVNÍ

ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ A POJMY

 

Rozhodci

§ 1

1. Rozhodcem může být pouze fyzická osoba splňující předpoklady dle Zákona o rozhodčím řízení, bezúhonná a zapsaná na Seznamu rozhodců Unie.
2. Rozhodce je při výkonu rozhodovací činnosti nezávislý, nestranný a neúplatný.
3. Rozhodce je povinen zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, o nichž se dozvěděl v souvislosti s výkonem své funkce, pokud nebyl této povinnosti zproštěn ve smyslu § 6 Zákona o rozhodčím řízení.

 

Mediátoři

§ 2

1. Mediátorem může být pouze fyzická osoba, která je zletilá, způsobilá k právním úkonům, bezúhonná a zapsaná na Seznamu mediátorů Unie.
2. Mediátor je při výkonu své činnosti nezávislý, nestranný a neúplatný.
3. Mediátor je povinen zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, o nichž se dozvěděl v souvislosti s činností mediátora.

 

Správce Seznamu

§ 3

1. Unie vede Seznam rozhodců a Seznam mediátorů. Činnosti spojené s vedením Seznamů vykonává Správce Seznamu, přičemž pro oba seznamy to může být jedna osoba.
2. Správce Seznamu jmenuje a odvolává představenstvo Unie.
3. Správce Seznamu především určuje rozhodce či mediátora pro jednotlivé spory, rozhoduje o vyloučení rozhodce (člena rozhodčího senátu) nebo mediátora z důvodu jeho nečinnosti nebo podjatosti na základě námitky uplatněné účastníkem sporu, dává pokyn k vyplacení určené odměny rozhodců a mediátorů. Při své činnosti Správce Seznamu využívá administrativního zázemí a služeb Unie.
4. Správce Seznamu je za výkon své funkce odpovědný Unii.
5. Správce Seznamu se může bez udání důvodu své funkce vzdát. O tomto je však povinen písemně informovat člena představenstva Unie. Zánik funkce Správce Seznamu nastává uplynutím 10 dnů ode dne oznámení doručenému členu představenstva Unie.
6. Pokud Správce seznamu je dlouhodobě nepřítomen nebo není dočasně schopen vykonávat svoji funkci, může buď sám nebo představenstvo Unie určit Zástupce správce seznamu, a to na dobu určitou.

 

Administrátor

§ 4

1. Administrátor odpovídá za řádný administrativní chod Unie a dodržování kancelářského řádu.
2. Administrátora jmenuje a odvolává představenstvo Unie.
3. Administrátor je za výkon své funkce odpovědný Unii.
4. Rozhodce i mediátor jsou oprávněni dávat Administrátorovi pokyny a takové pokyny činit průkazným a srozumitelným způsobem a mohou administrátora zmocnit i k úkonům, k nimž by byli jinak podle Jednacího řádu nebo Pravidel mediačního řízení pověřeni oni.
5. Administrátor zejména vykonává zejména tyto činnosti:
   • vede evidenci spisů,
   • po doručení rozhodčí žaloby přidělí žalobě spisovou značku a rozhodčí žalobu v kopii předá Rozhodci určenému Správcem Seznamu, se kterým úzce spolupracuje,
   • po podpisu Smlouvy o mediaci přidělí sporu spisovou značku a předá spis mediátorovi určenému Správcem Seznamu, se kterým úzce spolupracuje,
   • zjišťuje zaplacení poplatků za rozhodčí či mediační řízení a oznamuje zaplacení rozhodci či mediátorovi, a je tak oprávněn jménem Unie zaslat výzvu na zaplacení poplatku,
   • zajišťuje doručování písemností dle Jednacího řádu a Pravidel mediačního řízení,
   • ustanovuje opatrovníka pro doručování účastníkovi sporu,
   • umožňuje nahlédnutí do spisu účastníkům sporu,
   • na rozhodčích nálezech vyznačuje doložku o právní moci rozhodčího nálezu,
   • a další.
6. Administrátor je povinen zařídit vypravení písemností určených k přepravě bez odkladu poté, co mu byly písemnosti předány Rozhodcem či mediátorem. Tito zároveň dávají Administrátorovi pokyn, jakým způsobem má být písemnost doručována, pokud tak již není stanoveno Jednacím řádem či dalšími předpisy.
7. Administrátor vede knihu veškeré přijaté a odeslané pošty.
8. Administrátor vede spisy takovým způsobem, že veškeré písemnosti a záznamy zakládá do spisu chronologicky a průběžně je čísluje podle data, kdy byly doručeny Rozhodci, mediátorovi nebo Unii, nebo kdy byly rozhodcem, mediátorem, Administrátorem nebo další pověřenou osobou vyhotoveny.
9. Administrátor dbá s náležitou péčí o spisový materiál, zejména tedy zajistí, aby písemnosti ve spise obsažené byly pevně spojeny a byly ukládány v jednotném spisovém obalu.
10. Administrátor předá do 30 dnů od právní moci rozhodčího nálezu spis do úschovy příslušnému soudu podle ustanovení § 29 odst. 2 Zákona o rozhodčím řízení.
11. Administrátor může pověřit provedením dílčích úkonů třetí osobu.

 

HLAVA DRUHÁ

ÚKONY V ŘÍZENÍCH

 

Zahájení řízení

§ 5

1. Doručení rozhodčí žaloby oznámí Administrátor Správci Seznamu, který je povinen vybrat ze Seznamu rozhodců rozhodce, který spor projedná a rozhodne.
2. Administrátor též oznamuje Správci Seznamu uzavření Smlouvy o mediaci, a ten je povinen vybrat ze Seznamu mediátorů mediátora, který bude spor projednávat.
3. Administrátor v zahájeném rozhodčím řízení přidělí sporu spisovou značku a založí spis, který je v originále trvale veden v Kanceláři Unie. Rozhodci Administrátor předá kopii celého spisu s tím, že pokud rozhodce požaduje originál některé listiny, je oprávněn do něj kdykoli na vyžádání nahlednout v Kanceláři unie.
4. Administrátor v mediačním řízení přidělí spisovou značku a založí spis, který předá obratem určenému mediátorovi. Se spisem je Administrátor povinen předložit i smlouvu o mediaci a veškeré podklady, doposud předané klientem či klienty.
5. V případě, že účastník sporu, který je poplatníkem poplatku podle Nařízení o nákladech rozhodčího řízení, neuhradí zcela poplatek k jakému byl povinen, vyzve Administrátor takového účastníka k úhradě poplatku s uvedením jeho výše a lhůtou k úhradě dle Jednacího řádu.
6. Uhrazení poplatku účastníkem řízení nebo složení zálohy na mediaci, oznámí Administrátor neprodleně Rozhodci či mediátorovi a o úhradě poplatku provede ve spise písemný záznam. Rozhodce po tomto oznámení postupuje dále v řízení tak, aby byly dodrženy lhůty pro vydání rozhodnutí dle Jednacího řádu. Za tímto účelem vyzve Administrátora, aby žalovanému účastníku zaslal rozhodčí žalobu včetně k ní připojených příloh a to s výzvou k vyjádření.

 

Ústní jednání a ostatní úkony

§ 6

1. V případě potřeby ústního jednání je povinen rozhodce účastníky řádně předvolat dle Jednacího řádu. Ústní jednání se konají v sídle Unie, přičemž rozhodce je povinen informovat administrátora.
2. Nařídit jednání mimo sídlo Unie může rozhodce pouze v odůvodněných případech a po složení zálohy na náklady konání ústního jednání.
3. O každém jednání je třeba sepsat protokol.

 

ČÁST DRUHÁ

ADMINISTRATIVA

 

HLAVA PRVNÍ

KANCELÁŘ UNIE

 

Kancelář

§ 7

1. K zajištění výkonu své činnosti se zřizuje Kancelář Unie.
2. V Kanceláři Unie mohou být zřízena další zvláštní pracoviště, zejména podatelna pro přijímání pošty, spisovna, archiv apod. dle rozhodnutí administrátora.

 

Podatelna

§ 8

1. Podatelna je určena k přijímání všech písemností, adresovaných Unii či vztahujících se k řízením, vedeným rozhodci či mediátory, sdruženými u Unie.
2. Úřední hodiny podatelny, kdy je každý subjekt oprávněn učinit podání, jsou stanoveny a vyvěšeny u vchodu do budovy, v níž se nachází Kancelář Unie.
3. Přijetí písemnosti nesmí být odmítnuto a již přijaté písemnosti nesmějí být vydány zpět a to ani osobě, od které byly přijaty. Písemnosti, které nejsou adresovány Unii, rozhodcům nebo mediátorům sdruženým u Unie nebo zaměstnanci Unie, nelze přijmout.
4. Doručené písemnosti vztahující se k rozhodčímu či mediačnímu řízení, vrácené nedoručené zásilky a doručenky je třeba opatřit otiskem podacího razítka a datem, kdy byla doručenka či písemnost doručena nebo nedoručená zásilka vrácena. Doručené písemnosti je nutno dále opatřit údaji o počtu jejich vyhotovení a příloh a případně i o způsobu doručení. Otiskem podacího razítka se opatří také všechny stejnopisy podání.
5. K výhradnímu přijímání podání v rozhodčích řízeních on-line, vedených dle části čtvrté Jednacího řádu, je na portálu www.e-arbiter.cz zřízena elektronická podatelna nebo lze použít e-mailovou adresu podatelna@e-arbiter.cz.

 

Přijímaní hotovosti

§ 9

1. K přijímaní peněz v hotovosti je oprávněn pověřený zaměstnanec Unie. Na každý příjem je pověřený pracovník povinen vydat plátci příjmový pokladní doklad.
2. V hotovosti lze přijmout částku pouze do limitu dle zák. č. 254/2004 Sb., ve výši 15 000,- EUR (popř. ekvivalent v Kč, tj. zhruba 450 000,- Kč). Platby nad tuto částku je nutno uhradit bezhotovostním převodem na účet Unie. Do stanoveného limitu se započítávají všechny platby v české i cizí měně, provedené týmž poskytovatelem témuž příjemci v průběhu jednoho kalendářního dne.
3. V případě, že jsou hotové peníze součástí poštovní zásilky, opatří ji pověřený zaměstnanec spolu s podacím razítkem také údajem o výši částky, druhu měny a svým podpisem.

 

Vývěsní deska

§ 10

1. V Kanceláři Unie je zřízena vývěsní deska, která je přístupná veřejnosti po dobu úředních hodin.
2. Vývěsní deska obsahuje základní informace o Unii a slouží zejména k vyvěšení rozhodnutí. Na vývěsní desce lze dále uveřejnit zejména rozhodnutí soudů či jiných státních orgánů, která souvisí s činností Unie.
3. Na internetové adrese www.urmr.cz/vyvesni-deska.php je zřízena vývěsní deska i v elektronické podobě.
4. Zveřejnění listiny je platné a účinné jejím vyvěšením v elektronické podobě.

 

Razítka

§ 11

1. Podací razítko obsahuje logo a celý název Unie, datum, kdy bylo podání doručeno, údaj o počtu stejnopisů a příloh. Pokud je příloh více než deset listů, označí se přílohy značkou "Sv" (tj. svazek). Pokud tvoří přílohu spis nebo několik spisů, označí se takové přílohy slovem "Spis", "Dva spisy" atd.
2. Otiskem kulatého razítka se opatří listiny, které mají povahu rozhodnutí, zejména rozhodčí nález a usnesení. Kulaté razítko obsahuje logo Unie a její název bez uvedení právní formy. K otisku kulatého razítka se použije červená razítkovací barva.
3. V případech, kdy není listina opatřena otiskem kulatého razítka, opatří se listina otiskem obdélníkového razítka, které musí obsahovat logo Unie, celý název Unie, sídlo nebo adresa Kanceláře Unie a IČ Unie.
4. Razítko k vyznačení právní moci obsahuje logo a celý název Unie, datum vyznačení právní moci, datum nabytí právní moci a datum vykonatelnosti.
5. K ulehčení činnosti je možno dát vyhotovit a používat i další speciální razítka. Takovými razítky se označuje např. stejnopis, opis či příloha, oběh spisů, zaslání telefaxové zprávy nebo dopisu apod.

 

HLAVA DRUHÁ

PÍSEMNOSTI

 

Náležitosti písemností, vyhotovování prvopisů a stejnopisů

§ 12

1. Všechny písemnosti musí být čitelné, bez chyb a zkratek, které nejsou všeobecně známé. V písemnostech nelze přepisovat, vpisovat, škrtat a zatírat. Opravu zřejmých nesprávností a chyb v psaní nebo v počtech v písemnosti lze provést pouze tak, že zůstane čitelný původní text, který se přeškrtne a oprava se provede buď nad nebo za původním textem. O tom, kdo provedl opravu se provede na písemnosti záznam "Opravu provedl", uvede se datum, záznam podepíše osoba, která opravu provedla. Tímto postupem nelze opravit listiny, které mají povahu rozhodnutí v rozhodčím řízení, u nichž se postupuje podle § 20 odst. 11 Jednacího řádu.
2. Písemnosti musí být napsané černou nebo modrou barvou, pomocí počítače, psacího stroje nebo jiným mechanickým způsobem.
3. Prvopisy listin se vyhotovují na pevném, světlém, čistém, nepoškozeném papíru bez podtisku v obvyklém formátu.
4. Prvopisem listiny je také kopie listiny, jsou-li na ní podpisy a otisky razítek v originálu. Prvopisy listin je nutno vyhotovit v takovém počtu, aby byl prvopis listiny doručen každému, komu je nutno ji doručit, přičemž jeden prvopis musí být založen do spisu.
5. Stejnopisy listin musí mít stejný formát jako prvopis, kromě případů v odst.6.
6. V řízení on-line je originálem listiny dokument v pdf formátu, podepsaný elektronickým zaručeným podpisem. Stejnopisem je pak v řízení on-line dokument, vyhotovený v listinné podobě, opatřený nadpisem "STEJNOPIS" a originálně podepsaný tím, kdo listinu vyhotovil.
7. Pověřený zaměstnanec může z listin tvořících obsah spisu uloženého v Kanceláři Unie vydávat stejnopisy, opisy nebo výpisy. O vydaných stejnopisech, opisech a výpisech se vede evidence v příslušném spisu. Stejnopis, opis nebo výpis lze vydat pouze straně sporu, nebo rozhodci. Třetí osobě pouze s písemným souhlasem stran sporu. Stejně tak lze vydat kopii elektronického záznamu o jednání, pokud není elektronický záznam přepsán do listinné podoby.
8. Opis listiny musí být opatřen doložkou "Tento opis doslovně souhlasí s originálem (stejnopisem nebo úředně ověřenou kopií)", s uvedením data a podpisem pověřeného zaměstnance, který opis vydal a s otiskem kulatého razítka.

 

Podepisování listin

§ 13

1. Na listinu, kterou podepisuje rozhodce, se připojuje otisk kulatého razítka a musí být vyznačeno jeho jméno, příjmení, popř. akademický titul a označení "rozhodce".
2. Na listinách, které z pověření rozhodce vydává administrátor, musí být uvedeno vedle podpisu tohoto zaměstnance čitelně jeho jméno a příjmení, popř. akademický titul. K tomu se vždy připojí doložka "administrátor Unie pro rozhodčí a mediační řízení ČR, a.s.".
3. Není-li výslovně předepsáno, že stejnopis (opis) rozhodnutí má být podepsán tím, kdo rozhodnutí vydal, připojí se na konci po pravé straně jméno, příjmení (s uvedením případného akademického titulu nebo vědecké hodnosti) a funkce toho, kdo písemnost podepsal, se zkratkou "v. r.". Po levé straně se připojí doložka "Za správnost vyhotovení:" s uvedením jména a podpisu pověřeného zaměstnance.
4. Rozhodnutí, vydávaná v rozhodčím řízení on-line je nutno podepsat kvalifikovaným elektronickým podpisem.

 

Interní ověřování listin

§ 14

1. Administrátor nebo rozhodce může pro účely rozhodčího řízení vyhotovit kopii originálu listiny, předložené účastníkem řízení a opatřit ji doložkou "Souhlasí s originálem". Doložka musí dále obsahovat datum ověření a podpis ověřující osoby.
2. Toto interní ověření je platné a účinné pouze pro účely konkrétního rozhodčího řízení a nemá platnost vůči třetím osobám.

 

Rozhodnutí a smírčí dohoda

§ 15

1. Písemné vyhotovení rozhodčího nálezu nebo usnesení musí být podepsané Rozhodcem a opatřeno kulatým razítkem Unie. Pořizuje se alespoň v takovém počtu, aby jedno vyhotovení mohlo být doručeno každému z účastníků sporu, jedno vyhotovení zůstalo ve spise rozhodčího řízení a jedno v kopii spisu, archivované Unií.
2. Doložka o právní moci rozhodnutí se připojí na žádost účastníka na písemné vyhotovení rozhodnutí jím předložené. Doložka je opatřena podpisem Administrátora s uvedením data, kdy rozhodnutí nabylo právní moci a datem připojení doložky.
3. Smírčí dohoda, uzavřená v mediačním řízení, musí být podepsaná stranami i mediátorem a pořizuje se alespoň v takovém počtu, aby jedno vyhotovení mohlo být doručeno každému z účastníků sporu a jedno vyhotovení zůstalo ve spise.

 

Protokol o ústním jednání v rozhodčím řízení

§ 16

1. Protokol musí obsahovat podstatné skutečnosti sdělené při ústním jednání, označení projednávané věci a dále pak označení přítomných účastníků a dalších osob.
2. Protokol o ústním jednání je zapisován za pomocí dostupné techniky (počítač, psací stroj, záznamové zařízení, ...) a je hlasitě diktován rozhodcem.
3. V případě, že účastník řízení trvá na přesné citaci toho co zaznělo u ústního jednání, rozhodne rozhodce o důvodnosti takového požadavku a takovou skutečnost vždy poznamená do protokolu.
4. Po ukončení ústního jednání je protokol vytištěn a předložen účastníkům k podpisu. Nakonec protokol podepíše rozhodce a účastnil-li se úkonu zapisovatel, tak musí být připojeno i jméno a podpis takové osoby.
5. Není-li možné zajistit přímo u ústního jednání zápis protokolu, lze ústní jednání zaznamenat pomocí dostupné záznamové techniky a z tohoto záznamu pořídit dodatečně přepis do formy protokolu. Takový protokol musí obsahovat podpis rozhodce a dále pak podpis a uvedení osoby, která protokol z pořízeného záznamu přepsala. Obdobným postupem lze pořídit i jen částečný přepis záznamu.

 

Protokol o nahlédnutí do spisu

§ 17

1. Požádá-li účastník nebo jím zmocněná osoba o nahlédnutí do spisu, umožní Administrátor nebo pověřený pracovník nahlédnutí v Kanceláři Unie pod vlastním dohledem. O nahlížení do spisu se pořizuje protokol.
2. O nahlédnutí do spisu je třeba písemně požádat nejméně 2 dny před požadovaným termínem.
3. Protokol o nahlédnutí do spisu musí obsahovat spisovou značku spisu, kterého se nahlédnutí týká, označení stran sporu, přesné určení osoby, která do spisu nahlíží, kdy bylo toto nahlédnutí učiněno a kopie kterých listin byly nahlížiteli vyhotoveny.
4. Protokol podepisuje nahlížitel a pověřený zaměstnanec Unie, za jehož přítomnosti bylo nahlédnutí učiněno.

 

HLAVA TŘETÍ

SPISY

 

§ 18

1. Všechny písemnosti, které se vztahují ke stejné věci (podání, listiny, zápisy, záznamy, rozhodnutí apod.) tvoří spis.
2. Pro rozhodčí řízení, vedené formou on-line dle části čtvrté Jednacího řádu, je veden spis pouze v elektronické podobě. Pokud si strany v rozhodčí doložce zvolily, že přístupové údaje jim budou zaslány na korespondenční adresu, je založen spis jako u běžného sporu.

 

Spisový obal

§ 19

1. Každý spis se ukládá do samostatného spisového obalu.
2. Na spisovém obalu musí být uvedena vpravo nahoře spisová značka, označení žalobce, žalovaného a výše požadovaného plnění. Dále se na spisovém obalu uvede případná souvislost s jiným spisem, jméno Rozhodce, výše vyměřených rozhodčích poplatků a údaje o datu ukončení řízení a archivaci spisu.
3. Poškozené spisové obaly se nahradí novými, na které se znovu uvedou všechny náležitosti.

 

Spisová značka

§ 20

1. Každému rozhodčímu či mediačnímu spisu se přiděluje spisová značka.
2. Spisová značka rozhodčího řízení je tvořena rokem, ve kterém byla rozhodčí žaloba podána u Unie, za lomítkem je číslo kalendářního týdne, ve kterém byla rozhodčí žaloba podána u Unie, a za dalším lomítkem je pořadové číslo udávající pořadí rozhodčí žaloby došlé v průběhu jednoho kalendářního týdne Unii (např. 06/33/001).
3. Spisová značka mediačního řízení je tvořena rokem, ve kterém byla uzavřena Smlouva o mediaci, za lomítkem je číslo kalendářního týdne, ve kterém byla uzavřena Smlouva o mediaci, a za dalším lomítkem je pořadové číslo udávající pořadí uzavřené Smlouvy mediaci pořadí v průběhu jednoho kalendářního týdne. Pro mediační řízení je před spisovou značku, vytvořenou výše uvedeným postupem určeno předčíslí 11, pro zjednodušené mediace předčíslí 22.
4. Pro zakládání spisů rozhodčího řízení jsou určeny rychlovazače žluté barvy, pro mediační spisy jsou určeny rychlovazače barvy modré.

 

Manipulace se spisy

§ 21

1. Jednotlivé písemnosti, včetně plných mocí, se do spisu zakládají chronologicky a při jejich založení se označí spisovou značkou a číslem listu, a to zpravidla v pravém horním rohu. Doručenky, nedoručené písemnosti v obálkách a dále takové přílohy spisu, které je třeba po skončení věci odeslat nebo vrátit účastníkům, se neoznačují podle věty první.
2. Spisová značka a číslo listu písemnosti tvoří číslo jednací (např. 06/33/001-4).
3. Pokud je v textu listiny uvedená spisová značka, postačí označit písemnost zařazenou do spisu pouze číslem listu.
4. Obsahuje-li písemnost více listů, označí se tato písemnost číslem jednacím jen na prvním listu.
5. Číslem jednacím se označí všechny písemnosti, které mají být odeslány, a také obálky a doručenky.

 

Spisový přehled

§ 22

1. Pro rychlejší orientaci ve spisu se do spisu na vnitřní stranu obalu vlepuje spisový přehled, do kterého se zapisují všechna čísla listů písemností a jejich zkrácený název nebo obsah, které se do spisu zakládají. Zápis do spisového přehledu se provádí zpravidla v okamžiku založení písemnosti do spisu.
2. Součástí spisového přehledu mohou být i další důležité údaje, potřebné k vedení spisu, např. doručovací adresy účastníků, tel. kontakty apod.

 

Doručenky

§ 23

1. Doručenka se připevní k listu doručené listiny nebo na čistý papír s vyznačením data doručení na Unii. Doručuje-li se jednou doručenkou více listin, připevní se doručenka na list spisu, na němž je poslední písemnost, k níž se doručenka vztahuje. Na předchozích listinách se poznamená, ke kterému číslu listu je doručenka připevněná.
2. Doručuje-li se jednou doručenkou více listin, musí být na doručence uvedeny číslem jednacím všechny společně doručované listiny.

 

Přílohy spisu

§ 24

1. Přílohy spisu tvoří listiny a spisy, které nezůstávají ve spisu a po skončení věci se vracejí tomu, kdo je předložil.
2. Přílohy se označí číslem jednacím listiny, ke které byly přiložené. Z důvodu větší přehlednosti jsou přílohy vkládány do přílohové obálky, jedné určené pro žalobce, druhé pro žalovaného, které se založí do spisu a označí číslem jednacím. Přílohy se označí obyčejnou tužkou.
3. Po skončení řízení ve věci se přílohy vrátí těm, kteří je předložili, na základě jejich žádosti. Jiným osobám lze přílohy vrátit pouze pokud s tím ten, kdo přílohu předložil, písemně souhlasí. O vrácení přílohy se ve spisu učiní záznam.

 

Ukládání vyřízených spisů

§ 25

1. Vyřízené a ukončené spisy jsou v originále archivovány na Městském soudě v Brně. Za archivaci odpovídá administrátor.
2. Administrátor po vyznačení právní moci na rozhodnutí zajistí vyhotovení kopie spisu, kterou uloží v místnosti k tomu vyhrazené (dále jen "spisovna"). Spisovna je součástí Kanceláře Unie, nemusí však být umístěna ve stejné budově.
3. Administrátor vede Seznam archivovaných spisů, který obsahuje spisovou značku rozhodčího řízení, žalobce, žalovaného, datum podání žaloby, datum vydání rozhodčího nálezu, datum nabytí právní moci rozhodčího nálezu, datum archivace na příslušném soudě a spisovou značku, pod kterou je spis archivován na příslušném soudě.

 

Rekonstrukce spisu

§ 26

1. Spisy, které byly zcela nebo zčásti zničeny nebo se ztratily, rekonstruuje na návrh nebo bez návrhu, podle následujících pravidel Administrátor.
2. Administrátor zajistí ověřené opisy stejnopisů rozhodnutí nebo jiných listin, které má sám k dispozici. Na opis připojí doložku, že opis nahrazuje zničenou nebo ztracenou listinu. Pokud nemá potřebné listiny k dispozici, může uložit účastníkům, jejich zástupcům nebo třetím osobám, aby je předložili a po pořízení ověřených opisů listiny vrátí.
3. O rekonstrukci spisu se pořizuje Protokol, kterým se zároveň nahrazují listiny a jiná podání, protokoly o jednání a přílohy. Protokol o rekonstrukci se po jejím skončení doručuje účastníkům řízení.

 

Účinnost

§27

Tento Organizační statut a kancelářský řád nabývá účinnosti dnem 1. března 2007.

 

 

Archiv